Zasady regulujące służbowe wyjazdy zagraniczne – delegacje
w Akademii Techniczno-Humanistycznej
w Bielsku-Białej

• Zarządzenie Rektora ATH nr 1136/2016/2017 z dnia 2 czerwca 2017 roku w sprawie zmiany Regulaminu dotyczącego zasad regulujących służbowe wyjazdy zagraniczne-delegacje w Akademii Techniczno-Humanistycznej
• Zasady regulujące slużbowe wyjazdy zagraniczne - delegacje w Akademii Techniczno-Humanistycznej
   
• Wniosek o wyrażenie zgody na wyjazd zagraniczny (od 01.06.2017)
  (wydruk dwustronny)
• Tabela: kwoty diet oraz limitu na nocleg w poszczególnych krajach
• Oświadczenie osoby delegowanej dot. wyjazdu zagranicznego
• Ewidencja przebiegu pojazdu dot. wyjazdu zagranicznego
• Oświadczenie o dokonaniu wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania

1. Pracownik najpóźniej na 10 dni przed planowanym wyjazdem zagranicznym składa w Dziale Nauki i Współpracy Zewnętrznej „Wniosek o wyrażenie zgody na wyjazd zagraniczny – delegację" (dalej zwany „Wnioskiem") podpisany przez siebie (osobę delegowaną), w wyznaczonym miejscu przez dysponenta środków, z których wyjazd ma być finansowany, oraz przez przełożonego.
2. Do Wniosku należy dołączyć zaproszenie ze strony przyjmującej, program konferencji wraz z tytułem zgłoszonego referatu lub krótki opis realizowanych badań.
3. Wszelkie działania związane z realizacją wyjazdu zagranicznego, zwłaszcza zobowiązania finansowe, można rozpocząć dopiero po wyrażeniu przez Rektora ATH lub Prorektora ds. Nauki i Finansów zgody na wyjazd. Dlatego też w przypadku konieczności wcześniejszego wniesienia opłaty konferencyjnej Wniosek należy złożyć do DNiWZ z odpowiednim wyprzedzeniem oraz dołączyć do niego pismo kierowane do kwestury ATH o przekazanie wymaganej opłaty na konto wskazane przez organizatorów konferencji wraz ze wszystkimi wymaganymi danymi.
   Również w przypadku konieczności zakupu biletów lotniczych ze znacznym wyprzedzeniem względem terminu rozpoczęcia wyjazdu zagranicznego Wniosek należy złożyć do DNiWZ odpowiednio wcześniej.
4. Do Wniosku należy dołączyć: a) prośbę skierowaną do kwestury ATH o wypłatę wcześniejszej zaliczki na pokrycie kosztu biletów lotniczych / lub b) prośbę skierowaną do Kwestora ATH o użycie karty kredytowej ATH w celu zakupu biletu wraz z koniecznymi danymi do zakupu / lub zaznaczyć we Wniosku możliwość uzyskania faktury na przelew.
5. W przypadku, kiedy osoba ubiegająca się o zgodę na wyjazd zagraniczny chciałby realizować wyjazd samochodem prywatnym, do Wniosku konieczne jest dołączenie pisma z wyrażoną przez Rektora ATH zgodą na użycie pojazdu niebędącego własnością pracodawcy.
6. Po sprawdzeniu Wniosku pracownik DNiWZ przedkłada go do podpisu Rektorowi ATH lub Prorektorowi ds. Nauki i Finansów.
   Dopiero po uzyskaniu zgody pracownik DNiWZ kieruje do kwestury prośbę o wypłatę należnych kwot zaliczki uwzględnionych we Wniosku, a także dołączone pisma: o przelanie opłaty konferencyjnej lub/i użycie karty kredytowej ATH w celu zakupu biletu wraz z koniecznymi danymi do zakupu lub prośbę skierowaną do kwestury ATH o wypłatę wcześniejszej zaliczki na pokrycie kosztu biletów lotniczych – wraz z kopią Wniosku.
7. W przypadku faktury płatnej przelewem za zakup biletów na podróż: odpowiednio opisaną fakturę należy dostarczyć do pracownika DNiWZ, który następnie przekazuje ją wraz z kopią podpisanego Wniosku do kwestury ATH w celu realizacji przelewu.
8. Przed wyjazdem na służbowy wyjazd zagraniczny delegowany/a ma obowiązek ubezpieczyć się na czas pobytu za granicą (NW KL) oraz przedstawić dowód ubezpieczenia w DNiWZ [*1].
9. Osoba delegowana oświadcza, iż znane jej są przepisy w sprawie zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowych poza granicami kraju (Rozporządzenie MPiPS).
10. Przed wyjazdem osoba delegowana zawiadamia o podróży Dział Kadr, poprzez wypełnienie i przesłanie do w/w działu druku „Zawiadomienie o podróży służbowej".

W przypadku, kiedy delegowany/a przewiduje poniesienie kosztów na odcinku polskim delegacji zagranicznej (koszty dojazdu do lotniska, portu, osobno do granicy), konieczne jest ujęcie w/w kosztów na druku delegacji krajowej. Nie dotyczy to wyjazdów samochodem osbowym lub pociągiem/autobusem z miejscowości polskiej bezpośrednio zagranicę.

[*1] W związku z umową co roku zawieraną przez Rektora ATH z towarzystwem ubezpieczeniowym obejmującą ubezpieczenie pracowników ATH w zakresie służbowych wyjazdów zagranicznych, delegowany/a na kilka dni przed planowanym wyjazdem zagranicznym powinien zgłosić się w DNiWZ w celu pobrania karty ubezpieczeniowej.
Delegowany/a nie ma obowiązku ubezpieczać się dodatkowo.

Załączniki:

• Wniosek o wyrażenie zgody na wyjazd zagraniczny (od 01.06.2017)
  (wydruk dwustronny)
• Wniosek o wyrażenie zgody na wyjazd zagraniczny (do 31.05.2017)
  (wydruk dwustronny)
• Tabela: kwoty diet oraz limitu na nocleg w poszczególnych krajach

Formalności po powrocie:
 

1. Po powrocie z wyjazdu zagranicznego delegowany/a zobowiązuje się rozliczyć pobraną zaliczkę w ciągu 14 dni od daty zakończenia wyjazdu zagranicznego w DNiWZ.
2. W celu rozliczenia należy załączyć dokumenty (faktury, rachunki, bilety) potwierdzające poszczególne wydatki, a także „Oświadczenie osoby delegowanej dotyczące wyjazdu zagranicznego – delegacji".
3. W przypadku braku odpowiedniego rachunku/biletu należy dołączyć „Oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania" z pisemną akceptacją ze strony Rektora ATH.
4. Udokumentowanie nie dotyczy diet, a także ryczałtu na nocleg.
5. W przypadku wyjazdu prywatnym pojazdem, do rozliczenia konieczne jest także dołączenie druku „Ewidencji przebiegu pojazdu niebędącego własnością pracodawcy".
6. Rozliczenie kosztów wyjazdu zagranicznego jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki.
7. Do przeliczenia kosztów zagranicznych podróży służbowych przyjmuje się: kurs średni NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia zaliczki.

Załączniki:

• Oświadczenie osoby delegowanej dot. wyjazdu zagranicznego
• Ewidencja przebiegu pojazdu dot. wyjazdu zagranicznego
• Oświadczenie o dokonaniu wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania